Contractbeheer software versnelt

Het niet-beheren van contractuele rechten of verplichtingen (of zelfs helemaal geen CLM onderhouden) zorgt steevast voor het missen van kansen. Slecht contractbeheer is sowieso tijdrovend, aandacht-vragend, kostenverhogend en riskant – een wielrenners’ chasse patate!

Weagree’s state-of-the-art contractbeheerapplicatie (CLM) geeft tijjdig alerts voor alle deadlines, verplichtingen en opzegtermijnen. Het voorkomt ongewilde contractverlenging en geeft snel en volledig inzicht in de verplichtingen van de organisatie.

Weagree heeft het beheer van contracten geoptimaliseerd door met één klik een overzicht te maken van lopende verplichtingen en aanstaande deadlines.

Veel contracten worden automatisch verlengd wanneer de opzegtermijn wordt overschreden. Tools voor contractbeheer van de eerste en tweede generatie zijn meestal beperkt tot ‘juridische kwesties’: contractduur, beëindigingsrechten en wijziging in de aandeelhouderstructuur.

CLM van de derde generatie biedt meer flexibiliteit. (CLM’s van de derde generatie zijn ontwikkeld na ca. 2015, en beter ingericht op gebruik met AI.)

Projecten kennen talloze deadlines, en die deadlines kunnen op hun beurt afhankelijk zijn van elkaar. Na verloop van tijd kunnen deadlines of hun onderlinge afhankelijkheid schuiven. Het beheren van alle deadlines en het informeren van alle belanghebbenden wordt dan een flinke uitdaging.

Als een deadline wordt gemist, betekent dit dat extra monitoring en coördinatie nodig is om vertraging te voorkomen. Hoewel projectmanagementtools het beheer van deadlines mogelijk maken, worden de bijbehorende contractwijzigingen doorgaans niet automatisch aangemaakt of beheerd. Maar als er dan onzekerheden ontstaan, vallen de betrokkenen juist terug op die contractuele documentatie om te zien hoe het eigenlijk zit. En zijn dan de rapen gaar?

Weagree’s contractbeheer-software (CLM) waarschuwt de verantwoordelijke contract-managers tijdig, zodat er voldoende tijd is het ​​contract te heroverwegen, over de reikwijdte of prijsstelling te onderhandelen of een alternatieve leverancier te vinden. De contractbeheerapplicatie van Weagree blijft je eraan herinneren, ook als je geen actie onderneemt bij de eerste of tweede e-mailmelding. En hoewel de timing van die e-mailmeldingen vooraf zal zijn ingesteld door de beheerder, kan de contract-manager (of betrokken jurist) deze aanpassen aan de specifieke situatie.

Kun je altijd alle ondertekende contracten, bijlagen en relevante gerelateerde bestanden terugvinden? Als jurist wil je snel en gemakkelijk toegang tot alle contract-dossiers:

• Het getekende contract
• Bijlagen bij het contrac
• Een compliance-formulier
• De getekende ethische gedragscode
• De verwerkersovereenkomst
• Belangrijke concept contractversies
• Alle contractwijzigingen
• Geavanceerd beheer voeren over contractgegevens

Heb je inzicht in alle rechten en plichten van je organisatie? In een eenvoudig CLM zie je jullie deadlines waarschijnlijk in enkele klikken. Contractbeheer van Weagree gaat verder: je hebt ook direct inzicht in tientallen andere contractgegevens.

Een ondertekend contract beheerbaar maken en bij te werken voor onderhandelingsresultaten vergt slechts een paar klikken. Het is buitengewoon gebruiksvriendelijk. Niet zo gek: in wezen hergebruikt Weagree gewoon de gegevens die je al had ingevoerd bij het opstellen van het contract. Stel je voor: het ‘uploaden’ van een ondertekend contract en het inzichtelijk en toegankelijk maken duurt maar een paar minuten!

Een hoofd Juridische Zaken en andere leidinggevenden willen kunnen zien welke contracten er zijn en voor welke binnenkort actie is vereist. Maar geen van hen zit te wachten op een almaar groeiende lijst van contracten of het handmatige uitvoeren van zoekopdrachten. In deze functies, en als bedrijfsjurist, moet je onmiddellijk een compleet overzicht (kunnen) hebben van alle actuele contracten.

Als er één plek is waar je de drukte van de komende maanden kan voorzien, is dat wel in een CLM. Dashboard-rapportage en monitoring moeten eenvoudig zijn, in slechts één klik.

Waar het maken van een contract een essentiële eerste stap is in de bedrijfsvoering, komt al bij het opstellen van de overeenkomsten veel belangrijke informatie binnen. Je kunt die informatie hergebruiken en veel tijd besparen. De tijdwinst behelst ook nog ‘ns het automatiseren van het saaiste werk.

Het missen van een deadline wordt eenvoudig voorkomen door:

• geautomatiseerde documentcreatie,
• geautomatiseerde goedkeuring van workflows,
• geautomatiseerde meldingen van deadlines
• met één klik (gecontroleerde) toegang tot de contracten en gerelateerde documentatie.

Een start-tot-finish oplossing voor contractbeheer, zoals de Weagree Wizard, maakt dit allemaal mogelijk. Contractgegevens gaan niet zomaar meer verloren.

Als je je in het speelveld bevindt van grote projecten of sowieso talloze contractdeadlines beheert, dus als je contracten groot of complex zijn, met veel deadlines, of tussentijdse leveranties of prestaties, zijn er grote uitdagingen op het gebied van planning, monitoring en beheer te overwinnen. Zowel voor, tijdens als nadat het project is voltooid.

Het managen van veranderende contractdeadlines is een ware kunst, als je dat handmatig zou doen:

• Het managen van steeds veranderende deadlines en iedereen op de hoogte houden van alle veranderingen, is zeker een uitdaging.
• Een deadline missen, en dan alle extra monitoring en coördinatie is geen pretje.

Het goede nieuws is: Weagree’s contractbeheer is eenvoudig te configureren, en uitstekend toegerust om die complexiteit van deadlines te beheren. Geïntegreerd met Weagree’s geautomatiseerde contractcreatie, is veel van dat beheer zelfs geautomatiseerd.