Workflows contractgoedkeuring

De koninginnerit van de Tour de France is nooit zonder bergen geweest. Soms zijn de financiële belangen erg hoog, de veronderstelde risico’s aanzienlijk, staat de reputatie van de onderneming op het spel, of is de naleving van interne compliance-programma’s niet boven alle twijfel verheven.

Als de onderneming afhankelijk is van intellectuele eigendom, als eventuele leningen of kredieten binnen gedefinieerde financieringsstructuren en -strategieën moeten passen, of als de sector or industrie sterk is gereguleerd, willen senior management en leidinggevenden er nauw bij betrokken worden. Complexere overeenkomsten vragen meer aandacht.

Fietsers moeten waarschijnlijk niet ‘aanvallen’ op de eerste berg. En de Tour-organisatie moet voorkomen dat een fietser de verkeerde afslag neemt. Jouw bedrijf mag nooit worden blootgesteld aan onverantwoordelijke risico’s. Niet zonder voldoende dekking.

We maakten er een video over:

Dat is een uitdaging: niet iedereen erkent alle risico’s die inherent zijn aan het sluiten van een deal, het opzetten van een partnerschap of distributiekanaal. Er zijn verschillende soorten risico’s:

• commercieel,
• financieel,
• regelgevende,
• belastingtechnisch,
• juridisch

of ‘slechts’ operationeel.

Gebrek aan intern toezicht (internal controls) of falend risicobeheer (risk management) kunnen leiden tot verliesgevende contracten of zelfs het hele bedrijf op het spel zetten. En ook als verdienmodellen en bedrijfsbeleid duidelijk zijn gedefinieerd, duiken er altijd wel unieke kansen op en sowieso evolueren beleid en interne regels voortdurend. Een workflow voor contractgoedkeuring verankert intern toezicht en risicobeheer in je bedrijfsprocessen.

Een Tour de France-etappe is een circus waar iedereen zijn eigen rol en plek heeft. Voor de start, voor het peloton, tijdens de wedstrijd, aan de finish en daarna rond de wielrenners’ hotels.

Intern toezicht heeft invloed op de gehele contractencyclus. Dit houdt in: checks worden uitgevoerd door verschillende stakeholders.

1. Contracten worden soms opgesteld of onderhandeld door één enkele persoon, te onervaren om de juiste voorwaarden te bedingen of te ‘eager‘ om een ‘coole‘ deal te sluiten.
2. Het is een uitdaging om jouw mensen alle verdienmodellen, het bedrijfsbeleid, de regels voor ethisch gedrag, integriteit en MVO consequent te laten toepassen. Je wilt jouw mensen zoveel mogelijk verantwoordelijkheid en vrijheid geven. Maar wel in overeenstemming met de regels.
3. Hoe groter de organisatie, des te uitdagender het is om iedereen op tijd in de race te laten verschijnen.
4. Leidinggevenden – die eindverantwoordelijk zijn – moeten tijdig worden betrokken. Maar niet te vroeg.

Een slecht compliance-programma kan lacunes bevatten en voorkomt niet per se dat fouten worden gemaakt. Het is waarschijnlijk niet eenvoudig, niet vanzelfsprekend en kan zelfs inefficiënt zijn.

Als regels subjectief worden geïnterpreteerd en willekeurig worden gehandhaafd, gaan jouw fietsers in staking. Regels en procedures nemen efficiëntie weg. Maar ook als interne controles en risicomanagement niet soepel en natuurlijk worden nageleefd, is het omzeilen van regels het resultaat.

• Een ondernemende maar onervaren medewerker kan een contract te snel, onder welke voorwaarden dan ook gunnen, omdat het snel sluiten van de deal goed is voor zijn carrière.
• Een enthousiaste werknemer zou een opwindende kans voor een veelbelovende samenwerking kunnen aangrijpen, ook al is de staat van dienst van de partner duidelijk ongeschikt.
• Als contracten worden ondertekend zonder de juiste beperking van aansprakelijkheid, kunnen jouw collega’s het bedrijf op het spel zetten, zonder het zelf te weten.

Als processen inadequaat zijn of slecht worden gemonitord, worden incidenten structureel. Te veel incidenten zijn schadelijk voor de reputatie van het bedrijf.

In een over-controleerde organisatie voelen mensen zich onderdrukt en onvrij om te handelen. Bij gebrek aan autonomie en flow komen mensen tot stilstand. Met te veel vrijheid en tekortschietend toezicht kunnen ze onaanvaardbare risico’s aangaan.

Je wilt dat de wielrenners in je team de beste materialen gebruiken. Een etappe moet over nieuwe wegen gaan – geen grindpaadjes (behalve als het de Strade bianche betreft). Een goed intern toezicht en effectief risicobeheer (oftewel, een robuust compliance-programma) beschermen een onderneming en moeten geautomatiseerd en zonder obstakels zijn.

Een perfect versnelde contractflow is eenvoudig, vanzelfsprekend en buitengewoon efficiënt:

• Simpel… omdat het direct glashelder is wie een transactie moet goedkeuren of wie erbij betrokken raakt na het selecteren van een Q&A-optie.
• Vanzelfsprekend… omdat het aannemen en afdwingen van beleid inherent deel uitmaakt van het procesontwerp en eventuele toegestane afwijkingen automatisch worden gemarkeerd.
• Buitengewoon efficiënt… omdat alle acties geautomatiseerd zijn, geen onnodige of vroegtijdige betrokkenheid van senior executives, en alle communicatie wordt opgeslagen naast de contracten. Communicatie tussen alle belanghebbenden maakt gebruik van de modernste technologie, geen e-mail.

Het senior management betrekken bij de transactie:

• op het juiste moment,
• om tijdig feedback te geven, niet te zeggen wat anderen hadden kunnen zeggen,
• alleen om te zien wat relevant is, om te kijken wat ze moeten controleren.

Een effectieve workflow versnelt je bedrijf.

• minimaliseert projectmanagement en coördinatie-inspanningen,
• automatiseert handmatig werk,
• geeft met één muisklik eenvoudige statusoverzichten van lopende transacties,
• motiveert medewerkers,
• verkort de contractcyclus,
• verbetert de kwaliteit van het werk, en
• minimaliseert risico’s.

Het vergemakkelijkt de ontwikkeling van verdienmodellen en bedrijfsbeleid, en creëert bewustzijn van regels over ethisch gedrag, integriteit en MVO.