Menu
Hoewel (de beperkte opties aangeboden bij) contractcreatie in een organisatie sterk richtinggevend is, resteren er altijd nog wel losse eindjes of niet-geadresseerde problemen. Onvolledige contracten die niet alle rechten of plichten regelen, kunnen heel veel aandacht krijgen. Zelfs een basis-workflow voor contractgoedkeuring faalt, als dit gebeurt. Als je collega’s hebt die niet nauwkeurig of gedisciplineerd zijn, moet de juridische afdeling de gaten vullen.
Workflows voor contractgoedkeuring laten de verantwoordelijkheid waar die thuishoort, voorkomen dat de dagelijkse gang van zaken te snel uit de bocht vliegt. Standaardprocessen behoren te worden geautomatiseerd. Op maat gemaakte afspraken met materiële impact vereisen goedkeuring.
Sommige collega’s vragen nu eenmaal meer aandacht dan andere. Sommigen ‘vergeten’ de Q&A in te vullen. Anderen accepteren alle contracten die de wederpartij hen stuurt. De meesten overtreden regels niet opzettelijk, en sommige regels zijn gewoonweg niet vanzelfsprekend. Er zijn kwetsbaarheden waaraan eenvoudigweg niet kan worden ontkomen.
Het automatiseren van een workflow versnelt contracteringsprocesses, elimineert bureaucratie en zorgt voor een verantwoord risicobeheer.
De koninginnerit van de Tour de France is nooit zonder bergen geweest. Soms zijn de financiële belangen erg hoog, de veronderstelde risico’s aanzienlijk, staat de reputatie van de onderneming op het spel, of is de naleving van interne compliance-programma’s niet boven alle twijfel verheven.
Als de onderneming afhankelijk is van intellectuele eigendom, als eventuele leningen of kredieten binnen gedefinieerde financieringsstructuren en -strategieën moeten passen, of als de sector or industrie sterk is gereguleerd, willen senior management en leidinggevenden er nauw bij betrokken worden. Complexere overeenkomsten vragen meer aandacht.
Fietsers moeten waarschijnlijk niet ‘aanvallen’ op de eerste berg. En de Tour-organisatie moet voorkomen dat een fietser de verkeerde afslag neemt. Jouw bedrijf mag nooit worden blootgesteld aan onverantwoordelijke risico’s. Niet zonder voldoende dekking.
Dat is een uitdaging: niet iedereen erkent alle risico’s die inherent zijn aan het sluiten van een deal, het opzetten van een partnerschap of distributiekanaal. Er zijn verschillende soorten risico’s:
…or ‘merely’ operational.
Gebrek aan intern toezicht (internal controls) of falend risicobeheer (risk management) kunnen leiden tot verliesgevende contracten of zelfs het hele bedrijf op het spel zetten. En ook als verdienmodellen en bedrijfsbeleid duidelijk zijn gedefinieerd, duiken er altijd wel unieke kansen op en sowieso evolueren beleid en interne regels voortdurend. Een workflow voor contractgoedkeuring verankert intern toezicht en risicobeheer in je bedrijfsprocessen.
Een Tour de France-etappe is een circus waar iedereen zijn eigen rol en plek heeft. Voor de start, voor het peloton, tijdens de wedstrijd, aan de finish en daarna rond de wielrenners’ hotels.
Intern toezicht heeft invloed op de gehele contractencyclus. Dit houdt in: checks worden uitgevoerd door verschillende stakeholders.
Een slecht compliance-programma kan lacunes bevatten en voorkomt niet per se dat fouten worden gemaakt. Het is waarschijnlijk niet eenvoudig, niet vanzelfsprekend en kan zelfs inefficiënt zijn.
Als regels subjectief worden geïnterpreteerd en willekeurig worden gehandhaafd, gaan jouw fietsers in staking. Regels en procedures nemen efficiëntie weg. Maar ook als interne controles en risicomanagement niet soepel en natuurlijk worden nageleefd, is het omzeilen van regels het resultaat.
Als processen inadequaat zijn of slecht worden gemonitord, worden incidenten structureel. Te veel incidenten zijn schadelijk voor de reputatie van het bedrijf.
In een over-controleerde organisatie voelen mensen zich onderdrukt en onvrij om te handelen. Bij gebrek aan autonomie en flow komen mensen tot stilstand. Met te veel vrijheid en tekortschietend toezicht kunnen ze onaanvaardbare risico’s aangaan.
Je wilt dat de wielrenners in je team de beste materialen gebruiken. Een etappe moet over nieuwe wegen gaan – geen grindpaadjes (behalve als het de Strade bianche betreft). Een goed intern toezicht en effectief risicobeheer (oftewel, een robuust compliance-programma) beschermen een onderneming en moeten geautomatiseerd en zonder obstakels zijn.
Een perfect versnelde contractflow is eenvoudig, vanzelfsprekend en buitengewoon efficiënt:
Het senior management betrekken bij de transactie:
An effective workflows accelerate your business.
Het vergemakkelijkt de ontwikkeling van verdienmodellen en bedrijfsbeleid, en creëert bewustzijn van regels over ethisch gedrag, integriteit en MVO.
Waar komen deze problemen en hun gevolgen vandaan? Niet iedereen kan alle bedrijfsmodellen en bedrijfsbeleid oplepelen, en niet iedereen wordt gestimuleerd door regels over ethisch gedrag, integriteit en MVO. Het afdwingen van dergelijke regels en beleidslijnen is onmogelijk als ze niet geautomatiseerd, subjectief geïnterpreteerd of willekeurig afgedwongen zijn.
De kans is groter dat er fouten optreden:
Het corrigeren van fouten kost veel tijd en energie. Een lekke band verkleint de kansen op succes.
Versneld contracteren betekent Weagree workflows: