Inhoud
Geautomatiseerde contractcreatie versnelt
Zonder geautomatiseerde contractcreatie (ook bekend als contractsoftware contract assembly of documentcreatie), kan het maken van een contract een gedoe zijn. Contractprocessen bevatten vaak complicaties. Sommige transacties worden niet eens contractueel vastgelegd (waardoor de onderneming is blootgesteld aan onbeperkte aansprakelijkheid).
Het meeste werk rond contractcreatie betreft het bijeenbrengen van feiten en kan goed worden gedelegeerd, door processen en risicomanagement te automatiseren. Met geautomatiseerde contractcreatie reduceren responstijden (zelfs tot nul).
For clarity of terminology: if we talk about geautomatiseerde contractcreatie (or document assembly), that relates to the contract creation stage (incl. e-signing). If you are interested in the post-negotiation stage, visit our contract lifecycle management software (CLM) pages.
We are updating the video to show new features.
With contract automation software, contract creation processes are streamlined, consistent and controlled: you will answer a questionnaire and generate a first-time-right draft agreement, based on your own model contract templates.
Optimise contract creation by integrating Weagree with SharePoint, Salesforce, CRM and other applications, with advanced approval workflows and plug in e-signing. Cycling is fun. Try it yourself:
Ervaar contractcreatie zelf (geen registratie, veilig en geheel anoniem).
Contractcreatie versnelt door veel problemen op te lossen
De Weagree Wizard voor contractcreatie lost écht veel problemen op (of ze ontstaan niet eens):
- Lange responstijden van een afdeling Juridische Zaken
- Langzame contractcreatie en gedoe om modelcontracten te vinden
- Ruis en inconsistenties in ’n eerste conceptcontract
- Tijdrovende transactiecyclus (trage doorloop)
- Armzalige compliance: niet-naleving van interne procedures
- Beperkt contracten-knowhow-beheer
- Gebrekkig intern toezicht en slechte statusbewaking
- Senior medewerkers doen juniorwerk
Voor als je jullie businesscase voor geautomatiseerde contractcreatie beter in kaart wilt krijgen, hebben we deze nader uitgelicht.
Contractcreatie is meer in dan ‘alleen’ een versnelling. Weagree lost meer van jullie problemen op. Kijk maar:
De businesscase voor contractcreatie is fenomenaal, er worden minimaal acht contract- en businessproces-gerelateerde uitdagingen opgelost.
Onderwaterscherm: realtime contracten maken
Een online vragenlijst voelt voor veel mensen als een tunnel (zonder uitzicht). Dan lijkt contractcreatie prettiger te zijn in een Word-document. Plus: juristen zijn van nature control freaks. Als je het effect van je antwoorden niet direct kunt zien of niet de nodige nuance kan aanbrengen, wil men Word. Hier komen vertraging en inefficiëntie op de weg.
Maar wat nu als je elke wijziging in je contract meteen ziet op je monitor ernaast? Alleen met klikken, zonder te typen?
Je zou een realtime editor (WYSIWYG) hebben in contractautomatisering die het beste van old-school en new-age werelden combineert. (En als u op feedback klikt, kan de beheerder de sjabloon voor uw wijzigingen bijwerken ... met slechts een paar klikken.)
Terwijl jij de questionnaire beantwoordt, kun je de real-time editor van Weagree loskoppelen en op een tweede monitor plaatsen. Op mobiel en tablet kun je swipen om je contracttekst aan te passen.
De realtime editor, vooral losgekoppeld, op een tweede monitor, maakt geautomatiseerde contractcreatie supercomfortabel.
Clausulebibliotheek
Dankzij de gecentraliseerde en geïntegreerde aard van Weagree's clausulebibliotheekfunctionaliteit, wordt modellenbeheer tot een minimum beperkt: pas je een clausule aan uit de clausulebibliotheek, dan is dat onmiddellijk doorgevoerd in alle modellen waarin die clausule wordt gebruikt.
Contracten waarvoor juridisch advies wordt ingewonnen, vereisen meestal iets specifieks. Die ene aanvullende bepaling die niet was voorzien in de template: voor de transactie met een belangrijke leverancier, voor het enige strategische element in een samenwerking, of het risicovolle deel van het leveren aan een concurrent.
Voorheen werd de bedrijfsjurist erbij gehaald om een bepaling op te stellen. Vaak van ‘scratch‘ (dus het wiel opnieuw uitvinden). Of werden collega’s geraadpleegd om een goed voorbeeld te vinden.
Een krachtige functionaliteit van de Weagree Wizard is de centrale, doorzoekbare clausulebibliotheek. Deze centrale plek voor herbruikbare contractbouwstenen verhoogt meteen ook de kwaliteit en consistentie van alle contracttemplates. Dankzij zo’n clausulebibliotheek worden veel fouten en inconsistenties vermeden.
Een clausulebibliotheek ondersteunt bedrijfsjuristen dankzij directe toegang:
- (a) tot bijzondere clausules die niet in het contractmodel zijn geregeld
- (b) om snel een complete (doordachte) mark-up clausule te creëren als de andere partij het contract had opgesteld.
Thanks to the centralised and integrated nature of Weagree’s clause library integrated with contract automation, your contract-maintenance work is minimised.
Een clausulebibliotheek geïntegreerd met contractcreatie maakt het verschil: met één muisklik de puntjes op de i (voor een advocaat: je contract perfect).
Gast-gebruiker toegang
- voltooi de Q&A
Er zijn altijd van die kleine dingen die nogal remmend werken in het contracteerproces. Meer dan leuk is. Het invullen van feiten, het verzamelen van contractdata; ze vertragen transacties en relaties. Nodig anderen uit als gastgebruiker in de contractcreatieapplicatie om de questionnaire te beantwoorden.
Contractcreatie is meer in dan ‘alleen’ een versnelling. Laten we er eens in duiken. Weagree lost meer van jouw problemen op:
Blij om de deal snel te sluiten.
Toegang voor de gastgebruikers is inbegrepen bij de licentie van de uitnodigende contractcreatie gebruiker.
Contract-versies management
De Weagree Wizard bevat een DMS (documentbeheeroplossing) ter ondersteuning van de onderhandelingsfase en is een complete end-to-end contractbeheeroplossing - de Weagree Workspace - de vaste werkplek van de gebruiker voor Contract drafting diensten: – the user’s permanent workplace for managing all pending transactions. Het is mogelijk om contracten, contractgerelateerde bestanden, schema's en contractversies te uploaden die niet afkomstig zijn van de contractautomatisering van Weagree (dus zowel contracten ontvangen van de andere partij als contracten van Word-sjablonen buiten de Weagree Wizard).
Het beheren van contractversies en het maken van vergelijkingen kost slechts twee klikken, zoals de video laat zien:
Het is zo handig om alle contracten of transactiegerelateerde bestanden vanaf één centrale plek te beheren.
Workflows bij contractgoedkeuring
Als voor een contract of gegeven Q&A-antwoord de voorafgaande goedkeuring vereist is van het senior management of iemand anders in de organisatie, kan de goedkeuringsworkflow via Weagree verlopen. Weagree’s workflow-functionaliteit voor contractgoedkeuring biedt veel flexibiliteit en mogelijkheden:
- Goedkeuring van senior management kan worden voorafgegaan door checks en voorwerk op juniorniveau (sequentiële workflows);
- Workflows kunnen naast elkaar verlopen (bijv. dat een contractakkoord door operationele of financiële goedkeurders niet wordt vertraagd door gelijktijdig geneuzel van een jurist – parallelle workflows);
- Q&A-vragen kunnen antwoordafhankelijke goedkeuringsworkflows activeren (bijv. afhankelijk van waarde of kosten – context-afhankelijke workflows)
- Alle betrokkenen (‘approvers’ en contractmanager) kunnen met elkaar communiceren (dus om uitleg vragen, voorwaarden te verbinden aan goedkeuring of een afwijzing toe te lichten).
Met de goedkeuringsworkflow van Weagree kan een organisatie effectief beleidslijnen doorvoeren of verfijnen, en de naleving ervan controleren. Een adequate workflow maakt het verantwoord contractmanagers zélf hun contract te laten opstellen, waarbij het contract pas wordt vrijgegeven na goedkeuring door de verantwoordelijke leidinggevenden.
De workflow voor contractgoedkeuring van Weagree is waarschijnlijk uitgebreider en met meer functionaliteiten dan je denkt.
Goedkeuringsworkflows bieden een juridische afdeling adequate interne controles en robuust risicobeheer: om naleving af te dwingen en delegatie van contractcreatiewerk mogelijk te maken. internal controls and robust risk management: to enforce compliance and permit delegation of contract creation work.
Voorkom niet-getekende contracten
Als een deal rond lijkt, starten sommigen de race nog vóór het startschot. Contracten die niet ondertekend blijven, zijn storend. Zij kunnen hiermee jullie bedrijf op het spel zetten, want het betekent: unsigned are bothersome and imply betting the company:
- geen contractuele beperking van aansprakelijkheid, en
- verlies van intellectuele eigendomsrechten.
Het minimaliseren van risico’s en het bijhouden van niet-ondertekende contracten moet heel eenvoudig zijn. Wachten op ondertekening van een contract is niet ieders eerste prioriteit… Eén klik en je ziet alle niet-ondertekende contracten die in afwachting van het startschot zijn.
Oh, en als je een datum instelt, gaat het mee. (Je filtert op een bepaalde datum of periode, en over een maand wordt het filter automatisch bijgewerkt.) De knoppen van Weagree blijven up-to-date.
Over ongetekende contracten vinden
Adequate, intuïtieve monitoring-intrumenten helpen juristen lopende contracten in het zicht te houden.
e-Signing
Geautomatiseerde contractcreatie gaat verder dan de analoge wereld reikt. Alle contracten en contract-gerelateerde documentatie opslaan in een ander documentbeheersysteem (of van daaruit opvragen)? Data ophalen uit een externe bron of jullie eigen CRM? Weagree heeft een goed ontwikkelde, state-of-the-art API die integratie mogelijk maakt met diverse IT-applicaties (bijv. CRM, DMS of documentenbeheer, ERP, openbare bronnen).
Weagree heeft plugins voor de meest-gebruikte aanbieders van elektronisch ondertekenen (DocuSign, Evidos, Adobe, etc.). En mocht er een nog een onderteken-app zijn, dan is het vast niet ingewikkeld om ook die te ondersteunen. Zo spannend is e-signing immers niet (en de implementatie is een kwestie van minuten). Maar het bespaart wel erg veel tijd als je het implementeert.
De snelle, intuïtieve implementatie van Weagree's plug-ins voor e-signing versnellen het ondernemen. Weagree’s e-signing plugins versnellen je ondernemingssucces.
Rapportages en inzicht in statussen
- overzie de werkdruk en uitstaande contracten van je team
Leidinggevenden kunnen moeite hebben om overzicht te houden over:
- lopende transacties, of
- de (échte) werkdruk op hun team.
Gebrek aan inzicht bemoeilijkt het begeleiden van een worstelend teamgenoot. Sommigen presteren misschien ondermaats… anderen verdrinken misschien in het werk.
Een goede wegkapitein heeft zicht op lopende zaken en inzicht in ieders drukte. Niet iedereen zegt het weten als er iets misgaat. (Echte wielrenners klagen niet als ze in prikkeldraad terechtkomen.) Het kost één klik om dat te zien.
Over rapportage en overzichten
Adequate, intuïtieve rapportage- en monitoring-intrumenten stellen een afdeling JZ in staat de status van alle lopende transacties te volgen
Topkwaliteit modelcontracten komen mee
De Weagree Wizard is uitgerust met een set contractsjablonen van hoge kwaliteit. Klanten zijn vrij om de geautomatiseerde sjablonen of Q&A-opties aan te passen en uit te breiden op basis van bedrijfsvereisten.
The model contracts include (without limitation) those that we have shared in Word-format (in the Weagree Wizard they are automated with an advanced questionnaire). As a licensee, you are free to use them in your own business.
API-integraties
- externe connecties
Geautomatiseerde contractcreatie gaat verder dan de analoge wereld reikt. Alle contracten en contract-gerelateerde documentatie opslaan in een ander documentbeheersysteem (of van daaruit opvragen)? Data ophalen uit een externe bron of jullie eigen CRM? Weagree heeft een goed ontwikkelde, state-of-the-art API die integratie mogelijk maakt met diverse IT-applicaties (bijv. CRM, DMS of documentenbeheer, ERP, openbare bronnen).
We rekenen ook geen extra kosten voor het gebruik van de bestaande plugins. Dat vinden we onzin: wat we hebben, komt er gewoon bij. Ook bieden we ondersteuning bij het configureren van onze plugins, ook al is dat zo eenvoudig dat jullie dat prima zelf zouden kunnen.
Weagree's visie is om de connectiviteit te vergroten (en samenwerking te vergemakkelijken).
Test contract automation yourself
Nu je zover bent gekomen, waarom ervaar je het niet zelf? We hebben een contracttemplate geautomatiseerd, dat je vlot door een heldere vragenlijst leidt en een aantal functionaliteiten belicht:
Ervaar Maak een testrit zelf (het is gratis, veilig en geheel anoniem).